Shipping Instruction 제출 전, B/L 초안 오류를 줄이는 데이터 체크리스트

핵심 요약

• SI는 선사나 포워더가 B/L 초안을 만드는 핵심 입력 자료입니다.
• 영문 회사명, 주소, 품명, 포장 수량, 중량과 운임 조건을 서로 다른 파일에서 복사하면 불일치가 생기기 쉽습니다.
• 제출 완료 화면만 확인하지 말고 발행된 초안을 실제 부킹과 다시 맞춰야 합니다.

SI를 Invoice 복사본으로 보면 안 되는 이유

Commercial Invoice는 거래가격과 매매 내용을 설명하고, Shipping Instruction은 운송 문서에 들어갈 당사자와 화물 정보를 전달합니다. 두 문서가 연결되지만 목적은 같지 않습니다. 바이어가 요구한 notify party, B/L 발행 방식, freight 표기처럼 Invoice에 없는 정보도 SI에는 필요할 수 있습니다.

선사 시스템도 보통 문서 유형, 당사자, 비용 부담자, 화물, VGM 같은 입력 영역을 나눕니다. 담당자가 각 영역을 따로 채우더라도 제출 전에는 하나의 선적 건으로 읽어야 합니다.

당사자 정보는 법인명과 역할을 함께 확인합니다

Shipper, consignee, notify party는 이름이 비슷해도 역할이 다릅니다. 거래처가 보내 준 서명 이미지나 이전 B/L을 무조건 재사용하지 말고 이번 계약과 신용장, 바이어 지시를 기준으로 확인합니다.

• 영문 법인명과 주소의 철자
• 국가, 우편번호와 담당자 연락처
• consignee가 실제 화주인지 은행인지
• notify party가 별도로 필요한지
• 이메일과 전화번호를 B/L에 표시해야 하는지

화물 정보는 포장 완료 후 확정합니다

생산 계획상의 수량과 실제 적입 수량은 달라질 수 있습니다. SI에는 최종 Packing List와 맞는 package 수, gross weight, measurement, marks and numbers를 사용합니다. 품명은 너무 포괄적인 표현을 피하고 통관 자료와 모순되지 않게 정리합니다.

컨테이너 화물은 컨테이너번호, 봉인번호, VGM을 어느 시점에 누가 입력하는지도 정해야 합니다. 정보가 아직 확정되지 않았다면 임의 값을 넣기보다 수정 가능한 마감과 제출 경로를 먼저 확인합니다.

운임과 문서 조건을 별도 줄로 점검합니다

Freight prepaid와 collect, original B/L과 sea waybill 선택은 단순한 서식 문제가 아닙니다. 계약 조건과 대금 결제, 목적지 인도 절차에 영향을 줄 수 있으므로 영업·무역·물류 담당자가 같은 결론을 가지고 있어야 합니다.

• 부킹번호와 선박·항차
• 선적항과 양하항, 최종 목적지
• 운임 지급 방식
• B/L 발행 방식과 발행 부수
• 신용장이나 바이어가 요구한 문구

제출 후 verify copy를 보는 순서

초안을 받으면 먼저 바꾸기 어려운 핵심 항목부터 봅니다. 선박과 항차, 항구, 당사자, 컨테이너와 화물 수량을 확인한 뒤 세부 문구를 검토합니다. 수정 요청은 항목별로 이전 값과 바꿀 값을 나란히 적어 보내야 재수정 가능성을 줄일 수 있습니다.

여러 사람이 메신저로 수정사항을 보내면 최종 지시가 갈릴 수 있습니다. 한 명이 변경 목록을 모으고, 수정본의 버전과 확인 시간을 남기는 방식이 안전합니다.

출항 전 체크리스트

• SI 데이터가 최종 Invoice·Packing List와 맞는지
• 부킹번호, 선박·항차, 항구가 Booking Confirmation과 같은지
• 화주·수하인·통지처 역할이 계약과 맞는지
• 포장 수량, 총중량, 용적과 표시 문구가 확정됐는지
• B/L 발행 방식과 운임 표기가 승인됐는지
• 수정 마감과 추가 비용 가능성을 확인했는지

제운토탈솔루션의 실무 팁

SI 검토는 문장 교정이 아니라 데이터 연결 작업입니다. 제운토탈솔루션은 부킹, 상업서류, 화물 실측값, 바이어 지시를 한 표에 놓고 불일치부터 찾습니다. 초안이 발행되면 같은 표로 다시 대조해 출항 뒤 정정이 필요한 상황을 줄입니다.

확인한 출처

• Maersk, "How do I access my Shipping instructions?", 확인일 2026-07-28, https://www.maersk.com/support/faqs/how-do-i-access-my-shipping-instructions